Afin de faciliter la compréhension par les employés d'un changement de culture au sein d'une organisation, les entreprises utilisent une méthodologie avancée pour simplifier le processus de transition. La modification d'un élément restant relativement complexe et chronophage, le déploiement du projet est susceptible d'échouer lorsque l'institution sous-estime sa préparation en excluant la détection des rejets à son terme. Accompagner l'introduction de nouvelles fonctionnalités d'une conduite du changement accélère l'acceptation des acteurs concernés, mais son application nécessite notamment le suivi d'étapes particulières pour garantir le partage de l'information et l'adaptation du personnel.
La conduite du changement : La préparation !
- Déterminer les objectifs
La stratégie de conduite du changement commence généralement par la détermination des objectifs à atteindre, qui doivent être modifiables en fonction de l'évolution du projet. En effet, cette étape préside directement à l'opération en mettant en perspective les résultats attendus, et évalue l'ampleur de l'impact provoqué par le changement. De plus, la détermination des objectifs à atteindre fixe la majorité des indicateurs de performance (KPI) qui seront utilisés pour mesurer le succès de la conduite du changement.
- Le diagnostic
La détermination préalable du contexte dans lequel évolue l'entreprise est indispensable pour réaliser un inventaire de ses forces et faiblesses, ainsi que des opportunités rentables sur le marché. Il est également à noter que le diagnostic doit impliquer les salariés afin d'éviter toute perturbation de leurs activités. Par conséquent, un échange constructif entre les acteurs peut conduire à l'intégration de nouveaux logiciels basés sur une distribution sécurisée de l'information. De plus, ces aspects restent essentiels pour de nombreux services tels que les ressources humaines via le Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH), et la prise en compte des des enjeux SIRH dans la conduite du changement contribue significativement à l'atteinte des objectifs individuels.
Sélectionner les membres de l'équipe !
- Définir les profils et la formation
Une sélection rigoureuse des personnes motivées chargées de veiller au bon déroulement du projet d'innovation permet de s'assurer que les participants adhèrent à la décision sans la remettre en cause. En outre, les personnes sélectionnées doivent être capables de convaincre les résistants potentiels au changement et de leur faire adopter rapidement les nouvelles tendances. Enfin, les personnes concernées peuvent suivre des formations internes afin d'acquérir les compétences qui simplifieront la mise en œuvre du processus, notamment dans le cas où de nouveaux outils sont à maîtriser.
- Établir le plan d'action
La planification des actions à entreprendre est une phase qui renforce la conduite de la communication interne et consolide les efforts avec l'octroi de récompenses de la part de l'équipe menant le projet ainsi que des collaborateurs. L'élaboration du plan de formation est l'un des défis majeurs de cette étape en raison de la contrainte de temps à prendre en compte pour les principaux acteurs. Une diminution de la cohésion du groupe est alors observée dès que le planning est surchargé et n'est pas ajusté dynamiquement.
Les supports de la procédure de conduite du changement !
- Les ateliers
Suite à la mise en œuvre de la stratégie, les acteurs produisent un rapport sur l'évolution de la stratégie. Dans ce cas, les ateliers permettent d'exprimer les bénéfices ainsi que les difficultés rencontrées afin de trouver des solutions appropriées. Les ateliers participatifs dans le cadre d'un processus de conduite du changement se terminent en moyenne par l'adoption de pistes d'optimisation améliorant le processus et consolidant l'altération dans la culture de l'entreprise.
- Le suivi
Le suivi est l'étape finale de l'adoption d'une conduite du changement à long terme, et l'organisation est tenue de répertorier les pratiques positives dans des documents de référence accessibles à tous les employés. La transformation de l'entreprise étant un événement majeur, l'ancrage final ne se fait que si le niveau d'acceptation est suivi. Attention, l'absence de suivi ne favorise pas l'intégration des bonnes pratiques et peut représenter un frein à la mise en œuvre de futurs projets.