Dans un monde du travail de plus en plus concurrentiel et soumis à des évolutions permanentes, le secteur des ressources humaines (RH) est appelé à jour un rôle clé. Face à la diversité des missions qui lui incombent et à la pléthore de solutions SIRH proposées, il est important de faire le bon choix. Afin de ne pas se perdre en chemin et déterminer quelle stratégie est la plus conforme aux enjeux de l'entreprise, l'établissement d'un cahier des charges SIRH se révèle primordial. Pour y parvenir, divers points et questions doivent être pris en considération.
Qu'est-ce qu'un cahier des charges qualifié de SIRH ?
L'acronyme SIRH (Système d'information sur les ressources humaines) désigne l'ensemble des logiciels, processus et outils informatiques employés par les responsables RH d'une entreprise. Si les logiciels SIRH sont synonyme de gain de temps et d'efficacité pour les services des ressources humaines, leur adoption doit faire l'objet d'une mûre réflexion. C'est dans ce contexte que la rédaction d'un cahier des charges SIRH prend tout son sens. Selon sa définition, il s'agit d'un document contractuel qu'un client apporte à son fournisseur afin d'exprimer ses besoins. En tenant compte des différents éléments qui y sont mentionnés, le fournisseur est chargé d'apporter à son client la solution SIRH la plus viable et la plus conforme à ses attentes.
SIRH : pourquoi rédiger un cahier des charges ?
En amont d'un projet SIRH, le cahier des charges fait office de base de négociation. L'utilité du document est à la fois avérée en interne pour présenter de façon claire le projet à ses collaborateurs, mais encore en externe dans le cadre des échanges avec les prestataires de service. Tout au long que dure le projet, il se révèle d'une utilité précieuse pour contrôler la progression des réalisations et vérifier que ces dernières sont conformes aux attentes du donneur d'ordre. Pour résumer, le cahier des charges d'une stratégie SIRH recense la totalité des informations indispensables à la réussite des objectifs fixés. Y sont compilés les besoins actuels de l'entreprise dans le domaine des RH, les défis à venir, le budget à disposition, les ressources internes, etc. Dans cette optique, l'établissement du cahier des charges doit être élaboré avec minutie et en se posant plusieurs questions essentielles.
SIRH : les bonnes questions à se poser pour établir un cahier des charges
Les questionnements utiles à l'élaboration du cahier des charges d'un projet SIRH doivent aborder différents points :
- La situation actuelle du service RH : il faudra s'interroger sur la façon dont il est structuré, la nature de ses fonctions et activités, etc.
- La délimitation du périmètre du plan SIRH : seront ici abordés les processus qui devront faire l'objet d'une digitalisation. La conservation et la sécurité des données, mais aussi les spécificités techniques du logiciel, seront aussi pris en compte.
- La budget : vous devez vous questionner sur le montant de l'enveloppe budgétaire qui sera allouée à vos objectif SIRH.
- Les besoins fonctionnels : intéressez-vous aux champs d'application que devra couvrir votre solution SIRH (tâches administratives, procédures internes, gestion du personnel, etc.).
- Les contraintes d'ordre technique : avant de se lancer, il est conseillé de procéder à un état des lieux de l'environnement technique de l'entreprise.
- Le calendrier : établissez des délais précis concernant l'exécution, mais aussi la livraison du logiciel SIRH.